Die für strategische Personalplanungsprozesse benötigten Informationen liegen meist bei mehreren Stakeholdern, an unterschiedlichen Orten und auf verschiedenen Ebenen der Organisation. Beispielsweise stehen zentralen Planern nicht alle Informationen in der nötigen Detailtiefe und der gewünschten Qualität zur Verfügung. Regionale Planer können für ihr eigenes Geschäftsfeld oder ihre eigene Region meist genauere Annahmen zu bedarfs- und bestandsrelevante Treibern treffen. Der Prozess der Datenerhebung und -konsolidierung ist jedoch sehr zeitaufwendig und fehleranfällig.
Zusammen mit unserem langjährigen Kunden Deutsche Bahn haben wir über Dynaplans sichere Cloud-Services einen modellbasierten Ansatz zur Erhebung und Konsolidierung von Informationen aus mehreren Regionen erfolgreich implementiert. So besteht keine Notwendigkeit mehr, anhand von Arbeitsblättern Daten zu sammeln und zu verteilen. Regionale Planer können ihre Daten nicht nur direkt in die Planungsmodelle eingeben, sie können auch Simulationen durchführen, um im Rahmen ihrer eigenen Region oder des eigenen Geschäftsfelds die Auswirkungen verschiedener Eingaben zu beurteilen. Für zentrale Planer führt dieser Ansatz zu einer bedeutend vereinfachten Verteilung von Annahmen, Sammlung von Eingaben und Konsolidierung von Ergebnissen. Kurzum, der SPP-Prozess ist schlanker, ansprechender, schneller, und robuster, was die Effektivität und Effizienz der Strategischen Personalplanung des Kunden erheblich erhöht.
Aufgrund mehrerer Features ist dieser kollaborative Prozess den meisten anderen Lösungen überlegen (siehe Abbildung 1):
- Es gibt nur ein strategisches Personalplanungsmodell, dessen Struktur ausschließlich vom zentralen Planer geändert werden kann.
- Das Modell kann gefiltert bzw. entlang seiner Dimensionen – wie beispielsweise Jobcluster und Regionen – untergliedert werden. So kann ein regionaler Filter sicherstellen, dass die regionalen Planer nur Daten ihrer jeweiligen Region sehen können.
- Nachdem das Modell eingerichtet ist, können die zentralen Planer das Modell vorbefüllen und festlegen, welche der Daten schreibgeschützte zentrale Annahmen bzw. Aufzeichnungen sind und welche Daten durch die Regionen bearbeitet werden können.
- Falls das Modell im Nachgang angepasst werden muss, werden beim Upload einer neuen Modellversion durch zentrale Planer automatisch alle regionalen Planer informiert. Die regionalen Planer können dann die neueste Version herunterladen und entscheiden, ob sie ihre bereits getätigten Eingaben übernehmen möchten.
- Zentrale Planer werden automatisch informiert, wann immer regionale Planer eine neue Datenversion hochladen. Für jede Region können zentrale Planer eine der hochgeladenen Datenversionen zum Importieren auswählen. Falls Variablen sowohl durch zentrale als auch durch regionale Planner abänderbar sind, können zentrale Planer entscheiden, welche dieser Variablen sie aus der ausgewählten Datenversion des jeweiligen regionalen Planers importieren möchten. Smia wird dann automatisch die Eingaben der ausgewählten Variablen dieser Datenversion importieren.
Die Automatisierung großer Teile dieses Datenerhebungs- und Konsolidierungsprozesses spart viel Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit stark. Dabei stellt Smias automatische Versionierung sicher, dass alle Regionen zu jeder Zeit mit dem neuesten Modell und den neusten Daten arbeiten. Dadurch können Versionskonflikte, zeitaufwendige Nacharbeiten und potenzielle Fehler aufgrund des manuellen Transfers von Daten zwischen zentralen und regionalen Planern vermieden werden.
Zudem wird die Komplexität dieses Prozesses handhabbar, indem alle notwendigen Informationen für zentrale und regionale Planer auf einen Blick zur Verfügung stehen und der Prozess dabei flexibel genug bleibt, um auf unvorhergesehene Änderungen reagieren zu können.